How to create a sales invoice

Sales Invoice হচ্ছে বিক্রয়ের ফলে কাস্টমার কে পণ্যের যে চালান বা রশিদ দিয়ে থাকে তাহাই সেলস ইনভয়েস। অন্যভাবে বলা যায় যেমন, কোন বিক্রয়কারী প্রতিষ্ঠান বিক্রয়ের ফলে ক্রতাকে যে ডকুমেন্ট বা রশিদ প্রধান করেন তাই Sales Invoice নামে পরিচিত।

Accounting এ Sales Invoice এর প্রভাব:

Sales সবসময়ই ইনকাম একাউন্টস এর সাথে সম্পৃক্ত। Chart Of Accounts এ Income নামে আলাদা সেকশন আছে। যেখানে আমরা ব্যাবসায়ের আয়ের উৎসের উপর ভিত্তি করে ইনকাম এ একাউন্ট হেড খুলি যেমন, Products Income, Services Income etc.

Accounts এর প্রধান শর্ত ডাবল এন্ট্রি সিস্টেম। প্রতিটা লেনদেনের দুটি কার্য সম্পাদন হবে যা Debit এবং Credit নামে পরিচিত। যেমন ধরা যাক পণ্য বিক্রয়ের ক্ষেত্রে কি কার্য সম্পাদিত হচ্ছে , পণ্য কাস্টমার এর হাতে যাচ্ছে আর কাস্টমার এর টাকা ব্যাবসায়ের ঘরে যাচ্ছে। এ ক্ষেত্রে কাস্টমার Debit আর Product Income Credit. মাঝখান থেকে কাস্টমার এর হাতে পণ্য আর Sales Invoice যাচ্ছে।

Sales Invoice এ কিভাবে ডাটা এন্ট্রি করতে হয় তা নিম্মে আলোচনা করা হল।

Explorer > Accounts > Billing > Sales Invoice

Sales Invoice
Create a sales invoice

নিচে Sales Invoice এর ফিল্ড গুলোর বর্ণনা করা হলো :-

  • Get items from: Sales Order, Quotation, Delevary note এর মাধ্যমে Saleble Items গুলোকে table এ include করা যাবে অথবা টেবিল এ আইটেম এবং কোয়ান্টিটি দিয়ে দেওয়া যাবে।
  • Coustomer: এই ফিল্ড এ কাস্টমার সিলেক্ট করে দেওয়া যাবে।
  • Date: Edit Posting Date and Time এ চেক ইনবক্স করে দিলে ডেট এবং টাইম পরিবর্তন করা যাবে।
  • Payment Due Date: বকেয়া পরিশোধের তারিখ নির্ধারণ করা যাবে।
  • Include Payment (POS): যদি POS এর মাধ্যমে Sale করতে হয় তবে ইনবক্স চেক দিতে হবে।
  • Customer PO Details: Purchase Order এর চালান নম্বর এখানে দেওয়া যেতে পারে।
  • Address and Contact: কাস্টমার এর কিছু পরিচিতি দেওয়া যাবে।
  • Time Sheet List: এখানে টাইম শিট নির্ধারণ করে দেওয়া যায়।
  • Taxes and Charges: পণ্যের বিক্রয় এর উপরে শূল্ক চার্জ বসানো যাবে।
  • Additional Discount: পণ্যের উপরে কোনো ডিসকাউন্ট প্রয়োজন হয় তবে উল্ল্যেখ করা যাবে।
  • Advance Payments: কাস্টমার যদি পণ্য ক্রয় এর আগে পেমেন্ট করতে চায়।
  • Payments Terms: পণ্য বিক্রয়ে যদি কোনো শর্ত থাকে তবে।
  • Accounting Details: বিক্রয়ের এগেইনস্ট এ একাউন্টিং এর কোন হেড এ লিংক করতে হবে।
  • Commission: যদি Sales Man টীম এর কমিশন থাকে তবে দেওয়া যেতে পারে।
  • Sales Team: পণ্যের সেলস টীম নির্ধারণ করে দেওয়া যাবে।

How to update opening balance in accounts

যদি আপনি TechbeeoERP Software এর মাধ্যমে Opening Balance Update করতে চান, মানে আপনার হিসাব নিকাশ TechbeeoERP Accounting Software এর মাধ্যমে পরিচালিত করতে চান। তাহলে আপনার পুরাতন হিসাব নিকাশ কে Closing Balance হিসাবে টানতে হবে Accounting year হিসাবে।

অনেক কোম্পানি Opening Balance এর হিসাব খাতা কাগজে সংরক্ষন করে রাখে আবার অনেকে Tally অথবা অন্য কোন সফটওয়্যারে সংরক্ষন করে রাখে। আপনারা যখন TechbeeoERP software ব্যবহার শুরু করবেন তখন Accounting year ধরে শুরু করাটা উত্তম তবে মাঝখান থেকে আপনি চাইলে শুরু করতে পারবেন।

Opening Entry শুধু মাত্র Balance sheet এর জন্য প্রযোজ্য কিন্তু Profit and loss A/C এর জন্যে প্রযোজ্য  নয়। সাধারণত Balance sheet এর দুটি অংশ থাকে যেমন, Asset এবং Liability.

Asset : এ ক্ষেত্রে যত রকম Current / Fixed assets, Chart of accounts এর হেড হিসাবে দেখানো হয়েছে তাতে Journal Entry এর মাধ্যমে Entry Type select করতে হবে Opening Entry হিসেবে।

Liability : একই ভাবে Jurnal Entry এর মাধ্যমে Entry Type ওপেনিং এন্ট্রি সিলেক্ট করে Liability এন্ট্রি দিতে হবে।

Explore > Accounts > Company and Accounts > Journal Entry

Update opening balance
Update opening balance in accounts

Quick Entry : এর মাধ্যমে আর একটা ফর্ম ওপেন হবে যাতে সাধারণ নিয়মে Journal Entry দিতে হবে। এই ভাবে ও জার্নাল এন্ট্রি দেওয়া যায় আবার অন্য ভাবেও দেওয়া যায় নিচে আলোচনায় আসবে।

Entry Type : Opening Entry সিলেক্ট করতে হবে যদি ওপেনিং এন্ট্রি দেই। এতে নিচের টেবিলটা পরিবর্তন হয়ে যাবে। এখানে যত গুলো Asset এবং Liability এর Accounts head থাকবে তা লিস্ট আকারে চলে আসবে। এখানে Debit / Credit বসায়ে Opening balance এন্ট্রি সম্পন্ন করতে হবে।

Posting date : একাউন্টিং ইয়ার এর প্রথম দিন সিলেক্ট করে দিতে হবে।

Company : যে কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের Opening Entry দেওয়া হবে তার নাম সিলেক্ট করে দিতে হবে।

What is chart of Accounts?

Chart Of Accounts হচ্ছে Accounts এর নীল নকশা বা একাউন্টিং স্ট্রাকচার। Chart Of Accounts কে প্রধাণত পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে :

  • Assets
  • Liability
  • Equity
  • Revenue
  • Expense

Accounting Entry system হচ্ছে Duble entry accounting system মানে প্রতিটা লেনদেনের দুটি অংশ থাকে Debit এবং Credit. আপনার ব্যাবসায়িক প্রতিষ্ঠান কি টাইপের, কোন খাতে কত ইনকাম এবং খরচ, আপনার ঋণ কত এগুলো সব কিছু Chart of Accounts এর ধরণের উপর নির্ভর করে।

TechbeeoERP তে চার্ট of Accounts কিভাবে কাজ করে জানব। TechbeeoERP software এ যে ভাবে Chart of Accounts তৈরি করতে হয় এবং তা খুব সহজেই জানা যাবে।

Explorer > Accounts > Company and Accounts > Chart of Accounts

Chart-of -accounts

উপরের চিত্র থেকে আমরা বুঝতে পারি Accounts কে প্রধান পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে।  এই পাঁচটার ভিতরেই আপনার কোম্পানীর বৈশিষ্টের ভিত্তিতে আপনাকে Accounting Head তৈরি করে নিতে হবে। যেমন ধরাযাক  Asset এর  ভিতরে Bank A/C head open করবো। Asset এর  উপরে  ক্লিক করলে Add child একটা লিংক আসবে। ক্লিক করলে নিচের ফর্ম টা দেখা যাবে।

Add-child

Chart of accounts

New Account Name : এই ফিল্ড এ Bank A/C লিখতে হবে এবং Is Group সিলেক্ট করতে হবে কারণ Bank A/C এর ভিতরে Subgroup তৈরি করতে হবে যেমন Jamuna bank a/c no. 000000023455, City bank a/c no. 000000023455 এই ভাবে অনেক গুলো account no. দিয়ে Account Head খুলতে পারবো।

ERP Software এ Accounting কি?

Accounting হচ্ছে ব্যবসায়িক লেনদেনের নথিকরণ বা কোন ব্যাবাসায়িক প্রতিষ্ঠানের আর্থিক হিসাব লিপিবদ্ধকরণ। যে কোনো প্রতিষ্ঠানের অর্থ দিয়ে পরিমাপকরার যোগ্য কোনো কিছুর আদান প্রদান হওয়া এবং তা খাতায় বা কোন হিসাবখাতে লিপিবদ্ধ করে রাখাই Accounting. হিসাবখাতে বহুল প্ৰচলিত কিছু General purpose information আছে। যেমন, Profit and loss A/c, Finsncial Statment, Income statment, Balance sheet. নিম্নের Report সমূহ অবশ্যই একাউন্টিং principle মেনে প্রস্তুত করতে হবে।

TechbeeoERP তে Business Operation তিনটি প্রধান Transection এর মাধ্যমে সম্পূর্ণ হয়।

Accounts

১। Sales Invoice : Customer বা কোন প্রতিষ্ঠানের নিকট কোন পণ্য সামগ্রী বিক্রয় এর ফলে যে Invoice প্রদান করা হয় তাই Sales Invoice নামে পরিচিত।

২। Purchases Invoice : Customer বা কোন প্রতিষ্ঠানের নিকট থেকে কোন পণ্য সামগ্রী ক্রয় এর ফলে যে Invoice প্রদান করা হয় তাই Purchases Invoice নামে পরিচিত।  Suppliers বা সরবরাহকারী বিক্রেতাকে সেবা বা পণ্যের বিপরীতে যে বিল প্রদান করে তাকে Purchase Invoice বলে।

৩। Jurnal Entry : Accounting principal অনুযায়ী লেনদেন সম্পন্ন করার প্রথমে লিখে রাখার পদ্ধতি হচ্ছে Jurnal Entry .

যা আলোচনা করা হবে এই অধ্যায়ে তা নিচে লিস্ট আকারে দেওয়া হলো।

এই অধ্যায়ে যা আলোচনা করব,