Payments

Payments একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। যার মাধ্যমে পণ্যর পরিষেবা বিনিময় করা হয়।

ERP Software এ নিম্নলিখিত পদ্ধতির মাধ্যমে পেমেন্ট এন্ট্রি করা যায়।

TechbeeoERP সফটওয়্যার এ দুইটি পদ্ধতিতে পেমেন্ট এন্ট্রি করা যায়।

  • Payment Entry(Default).
  • Journal Entry

Payment Entry: কোনো  প্রতিষ্ঠানের আর্থিক লেনদেন নথিভুক্ত করতে Payment Entry দিয়ে করতে হবে। Sales Invoice / Purchase Invoice এই দুই ধরণের ফর্ম এর মাধ্যমে পেমেন্ট Gateway তৈরী করা যায়।

নিচের চিত্র অনুযায়ী।

Sales Invoice এর মাধ্যমে Payments Entry:

প্রথমে সফটওয়্যারের Explorer  >  Accounts  >  Billing  >  Sales Invoice  >  Invoice status list  >  All unpaid invoice.

Payments
Payments

Purchase Invoice এর মাধ্যমে Payments Entry:

Sales Invoice এবং Purchase Invoice এর Payments entry প্রায় একই রকম।

প্রথমে সফটওয়্যারের Explorer  >  Accounts  >  Billing  >  Purchase Invoice  >  Invoice status list  >  All unpaid invoice.

Payment Entry
Payment-Entry

আবার সরাসরি Payment Entry ও করা যাবে, নিচের চিত্রের মাধ্যমে দেখানো হল।

প্রথমে সফটওয়্যারের Explorer > Accounts > Billing > Payment Entry > Newbutton.

Create payment
Create-payment
  • Payment Type: পেমেনটা কি রকমের Pay / Receive / Internal Transfer যে  কোনো এক রকম হবে তা Select করতে হবে।
  • Mode of Payment: লেনদেনটা কোন মাধ্যমে সম্পন্ন হবে যেমন Cash / Bank a/c etc. তা নির্ণয় করা যাবে।
  • Party Type: এই লেনদেন কার জন্যে Customer / Supplier etc.
  • Accounts: এই অংশটা উপরের প্রয়োজন মতো পরিবর্তন হবে।  দেনা পাওনা গুলো অটোমেটিক ব্যাবসা থেকে দেখাবে।

Purchase Invoice Journal Entry

Sales Invoice এর ঠিক উল্টা কাজ হচ্ছে Purchase Invoice . Purchase order (PO) একটা বাণিজ্যিক নথি। প্রথম একজন buyer অফিসিয়ালি অর্ডার ইসু করে সেলার এর কাছে, তাতে পণ্যের টাইপ কোয়ান্টিটি কোয়ালিটি বিভিন্ন ইনফরমেশন থাকে। এরপর Buyer এবং Seller এর মধ্যে সাধারণ বোঝাপড়ার মাধ্যমে একটা ফাইনাল PO ইসু করা হয়। PO একটা বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠানের জন্যে এবং ERP System এর জন্যে খুবই প্রয়োজনীয় একটা অংশ। Buyer এর PO এর বিপরীতে Seller যে ফাইনাল Purchase Invoice প্রদান করে থাকে তা পণ্যের স্বীকৃতি স্বরূপ চুক্তি পত্র হিসেবে বিবেচিত হয়ে থাকে।

Purchase Invoice সিস্টেম টা কি ভাবে কাজ করছে তা নিচে আলোচনা করা হলো।

Explorer  > Accounts  >  Billing  >  Purchase Invoice >  New

Purchase Invoice
Purchase Invoice form

উপরের মার্ক করা অংশের মাধ্যমে জানতে পারবো কতটা Purchase invoice pending অবস্থায় আছে।

New button এর মাধ্যমে আমরা একটা নতুন পারচেজ ইনভয়েস ফর্ম দেখতে পাবো। আর নিচের লিস্ট এর মাধ্যমে আমরা পূর্ববর্তী পারচেজ ইনভয়েস এর স্টেটাস জানতে পারবো।

Purchase invoice

  • Get items from: এখানে ক্লিক করলে purchase order /purchase receipt এর মাধ্যমে supplier এর ইনভয়েস লিস্টের আইটেম চিত্রের নিচের মার্ক করা অংশে বসে যাবে।
  • Supplier: Supplier এর নাম সিলেক্ট করতে পারবো যদি লিস্টে না থাকে তবে নতুন Supplier তৈরি করতে পারবো।
  • Date / Posting Time: এখানে ইনভিসের ডেট এন্ড টাইম সিলেক্ট করা যাবে।
  • Due Date: বকেয়া পরিশোধের ডেট দেওয়া যাবে।
  • SUPPLIER INVOICE DETAILS: Supplier Invoice এর সিরিয়াল নম্বর এবং ইসু ডেট বসাতে পারবে।
  • ADDRESS AND CONTACT: Supplier address / contact parson দেয়া যাবে অথবা Supplier information পেজ পূরণ করলে অটোমেটিক এগুলো পূরণ হয়ে যাবে।
  • CURRENCY AND PRICE LIST: লেনদেন কোন মুদ্রায় হবে তা নির্ধারণ   করা যাবে।
  • Taxes and Charges: এর মাধ্যমে পণ্যের উপর ধার্য কৃত tax বসানো যায়।
  • ADDITIONAL DISCOUNT: পণ্যের উপর পূর্বোল্লিখিত ডিসকাউন্ট সমূহ অটোমেটিক এখানে দেখাবে।
  • ADVANCE PAYMENTS: যদি পণ্য ক্রয়ের ব্যাপারে অ্যাডভান্স পেমেন্ট এর ব্যাপার থাকে তবে এখানে এন্ট্রি দেওয়া সম্ভব।
  • PAYMENT TERMS: পেমেন্ট এর উপরে যদি কোনো টার্মস এন্ড কন্ডিশন থেকে থাকে তবে ডিটেলস লিখা যাবে।
  • RAW MATERIALS SUPPLIED: উৎপাদনের জন্যে ক্রয় কৃত পণ্যের পূর্ণ বিবরণ এর মাধ্যমে দেখানো যাবে।

 

যতটুকু প্রয়োজন পূরণ করে সেভ এবং সাবমিট করলে  ড্রাফট এবং পরে আনপেইড  স্টেটাস দেখাবে।