What is ERP

What is ERP?

ERP stands for Enterprise Resource Planning that helps to manage your business easily and effectively. It helps to manage and organize your business more conveniently by storing all of your important data in the same place.

You can perform financial activities like Purchase & Sale Management, Inventory Management, Customer Relationship Management, Production Management, Report Generation and Human Resource Management from a single place in a disciplined manner.

In simple words, ERP is a complete software that fulfills all of your business requirement by combining different business departments.

The key feature of an ERP system is that there has a central database that coordinates multiple activities used in different units of the business. For example, Account department and Sales department might be relying on the same specific information. A good ERP software can integrate the whole process and share data across the system based on different permissions for these different tasks.

In good ERP software, packages are divided into few major parts that are known as Module. Modules are concretely interconnected with each other and they share data using Module to Module Dataflow that prevent Data Duplication. Due to data linkup, you can find any connected data easily.

How Procurement Process Occurred in TechBeeo ERP?

The following image shows a general procurement process of TechBeeo ERP.

General ERP Process
General ERP Process

TechBeeo General Procurement Process:

For an example, In a factory Engineering Department needs any materials. Using TechBeeo ERP, they can easily check if the products are available in Store Department or not. If the material is out of stock, they can send Purchase Requisition (PR) to the responsible department. Purchase Department will process the Purchase Requisition and they will generate a Purchase Order (PO) to send it to Supplier/Vendor.

Based on the Purchase Order, Inventory Department will receive the good. After the Good Receive (GR) they will generate an invoice and they will verify the order. Upon receiving the invoice, Finance Department will release the payment to Supplier/Vendor.

You can perform an overall process using TechBeeo ERP very easily and effectively.

In TechBeeo ERP, Quotation and Purchase Order are generated based on the information of Purchase Requisition. Depending on the Purchase Order, Inventory Department receives the goods. Every single step mentioned in the process (Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Good Receive & Invoice) has a Unique Document Number. Depending on the Document Number, you can easily find any information very quickly.

Such as, using the Purchase Requisition Number (This generates, when related data stores in software), you can follow up the requisitor (Who Submitted the Requisition). You will get an overall idea about the present condition of that specific requisition based on Purchase Requisition Number. You will get an idea about Present Condition of Goods, Probable Receiving Date, Vendor Payment Condition and all related data as well.

As TechBeeo ERP stores all data in the same database, so every department is independent and they can access any data easily. For single data entry system in TechBeeo ERP, you don’t need to enter same data multiple times. This reduces the hard work; also you can easily use the data to analyze the report and proper management of your data as well. So you can take any technical decision really quick.

How Procurement, Manufacturing, Shipping & Billing Performed Against the Sales Order in TechBeeo ERP?

In TechBeeo ERP, Procurement, Manufacturing, Shipping, and Billing against customer sales order happens like below image.

ERP Flowchart
ERP Flowchart

What Are the Common Benefits of Using TechBeeo ERP?

Using TechBeeo ERP, you will find various types of benefits. Few common benefits are listed below:

  1. Reduce the Company Loss: A powerful and modern ERP software will prevent the Product Loss, Product Theft, and Discrepancy in Account, which will reduce your company loss.
  2. Increase Accuracy of Data & Saves Time: Using TechBeeo ERP removes the hassle of using Register Book, Work Order Book, Invoice Book and other similar books. All the transactional activity you can perform in TechBeeo ERP. So you can reduce the mistakes that supposed to be happen, if you made those calculations manually.
  3. Monitor Daily Transactions & Setting Work Plan: What is the condition of your Inventory? How many returned products? How many damaged products? The present condition of the transaction with suppliers? All you can monitor from the same place using TechBeeo ERP software. This will saves your valuable time and reduce costs as well.
  4. Quick Decision Making: Using TechBeeo ERP, you can easily generate Sales Report, Stock Report and other types of report that helps you taking a quick decision. You can identify which product is being out of stock soon from the report. Then you can take a quick decision if you want to add some products or you want to make the product stock out.
  5. Prevent Losing Important Documents: Using TechBeeo ERP software, you can remove the fear of losing your important business documents. All documents you can scan & save in software that you can find later when necessary.
  6. Everything You Can Monitor in 360 Deg Dimension: How much you are spending? What are the fields of spending money? What is the overall feedback? How much money did you spend as marketing purpose? What is the response after spending money on marketing? If you promote your business using different marketing platform, you have to track which media is returning more customer to you. You will able to monitor everything in TechBeeo ERP in 360deg dimension.
  7. Monitor Overall Condition of Your Business Around The World: TechBeeo ERP usages cloud technology that helps you monitor your business from anywhere in the world.

Some Common Modules Present in TechBeeo ERP:

  • Procurement Process
  • Inventory Management
  • Production Planning
  • Manufacturing Process
  • Sales
  • Customer relationship management (CRM)
  • Finance
  • Human Resources
  • Asset Management and Maintenance
  • Document Management System
  • Collaboration Tools
  • Web site
  • Ecommerce

What is Buying In ERP Software?

ERP কি (What is ERP)?

ERP / enterprise resource planning

ERP / enterprise resource planning

ERP কি?

Enterprise Resource Planning এর সংক্ষিপ্ত রূপ হচ্ছে ERP(ই আর পি ).

এটি একটি ব্যবসা প্রক্রিয়া পরিচালন সফটওয়্যার যা একটি কোম্পানির আর্থিক, সরবরাহ শৃঙ্খলা, অপারেশন, প্রতিবেদন, উৎপাদন, ক্রয়-বিক্রয়, ইনভেন্টরি, গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা এবং মানব সম্পদ কার্যক্রমগুলি একক সিস্টেমে পরিচালনা করে এবং সমন্বিত করে। মোট কথা এটি একটি সমন্বিত সফটওয়ারের রুপ যা একটি কোম্পানির মোটামুটি সব চাহিদা পুরন করে।

সব ইআরপি সিস্টেমের মূল বৈশিষ্ট হলো একটি কেন্দ্রীয় ডাটাবেস থাকবে যা ব্যবসার বিভিন্ন ইউনিটের মধ্যে ব্যবহৃত একাধিক কার্যক্রম সমন্বয় করবে। যেমন, একাউন্টস এবং সেলস তাদের নির্দিষ্ট চাহিদার জন্য একই তথ্যতে নির্ভর করতে হতে পারে। একটি ভালো ই আর পি সফটওয়্যারের প্যাকেজগুলো এক একটি পার্ট এ বিভক্ত থাকে, যাদের কে মডিউল (Module) বলা হয় । এক্ষেত্রে একটি মডিউল এর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে অঙ্গীভূতভাবে সংযুক্ত থাকে । এখানে এক মডিউল আর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে শেয়ার করে এবং module to module data flow ঘটে ফলে data duplication হয় না । ডাটা থেকে ডাটা এর লিংক থাকায় কোন একটি ডাটা কে কেন্দ্র করে এর সাথে সংযুক্ত অন্য ডাটা এর তথ্য সহজে পাওয়া যায় ।

TechBeeo ERP তে একটি সাধারণ Procurement কিভাবে সম্পাদিত হয়?

নিচের ছবিটিতে TechBeeo ERP এর একটি সাধারন procurement process কে দেখানো হয়েছে।

TechBeeo ERP General Procurement Process
TechBeeo ERP General Procurement Process

ব্যাখ্যা: ধরুন একটা Factory তে Engineering Department এর কিছু Material প্রয়োজন । সেক্ষেত্রে TechBeeo ERP তে store department খুব সহজে জানতে পারবে Material গুলো আছে কিনা। Material গুলোর পর্যাপ্ত Stock যদি Store Department এর Storage এ Available না থাকে তবে Engineering Department এর Responsible Person একটি Purchase Requisition (PR) দিবে । উক্ত Purchase Requisition টি Purchase Department Process করবে এবং প্রয়োজনে Quotation Maintain করে Purchase Order (PO) তৈরি করবে এবং Material গুলো কোন Supplier/Vendor থেকে কিনবে । উক্ত Purchase Order এর তথ্যের মাধ্যমে Inventory Department এর Store এর লোক Goods Receive (GR) করবে । Goods Receive হলে চালান (Invoice) তৈরি / ভেরিফিকেসন হবে এবং Finance Department উক্ত Supplier / vendor কে Payment দিয়ে দেবে । আর এই সব কিছুই TechBeeo ERP তে খুব সহজেই করে দেয়।

TechBeeo ই আর পি এর ক্ষেত্রে উক্ত Purchase Requisition এর তথ্যর উপর Quotation এবং Purchase Order তৈরি হয়, উক্ত purchase Order উপর ভিত্তি করে Goods Receive হয় এবং Vendor কে Payment দেয়। এখানে উল্লেখ্য, প্রত্যেকটি Transaction (যেমন Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Goods Receive, Invoice)সম্পূর্ণ হলে প্রত্যেকটির ক্ষেত্রে একটি Unique document number generate হয়। এই document number এর উপর ভিত্তি করে সংশ্লিষ্ট তথ্য সহজেই পাওয়া যায়, যেমন Purchase Requisition Number(যখন Purchase Requisition Related ডাটা সফটওয়্যারে save হয় তখন এটা create হয়) ধরে Requisition কারী software system এ follow up করতে পারেন যেমন… তার প্রয়োজনীয় Material টির বর্তমান অবস্থা কি ? এটার Quotation , Purchase Order হয়েছে কিনা , Store Department এটি Receive করেছে কিনা , সম্ভাব্য Receiving date, Vendor Payment এর তথ্য ইত্যাদি ।

যেহেতু TechBeeo ERP সিস্টেম এর ডাটাগুলো একটি Single Database এ থাকে ,সেহেতু বিভিন্ন department এর বাবহারকারিকে TechBeeo সফটওয়্যারের মাধ্যমে কোন প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে অন্য department এর ERP ব্যবহারকারীদের নিকট নির্ভর থাকতে হয় না । TechBeeo ERP system এ ডাটা single entry হয় , ফলে বাড়তি কাজ করতে হয় না এবং তথ্য গুলো চাওয়া মাত্র পাওয়া যায় , তাই Management এর Analysis Report গুলোর মাধ্যমে কৌশলগত সিদ্ধান্ত নেয়া দ্রুত এবং সহজ হয়।

TechBeeo ERP তে একটি Customer এর Sales Order এর বিপরীতে Procurement, Manufacturing এবং Shipping এবং Billing এর কাজ গুলো কিভাবে সম্পাদিত হয়?

TechBeeo ERP তে একটি Customer এর Sales Order এর বিপরীতে Procurement, Manufacturing এবং Shipping এবং Billing এর কাজ গুলো ঠিক নিচের ছবির মতো সম্পাদিত হয়।

ERP Flowchart
ERP Flowchart

TechBeeo ERP ব্যবহারের সুবিধা কি?

TechBeeo ERP ব্যবহারে আপনি অনেক গুলো সুবিধা একসাথে পাবেন। নিচে TechBeeo ERP ব্যবহারে কি ধরণের সুবিধা পাওয়া যায় তা সংক্ষেপে দেওয়া হলো :

  • ১. কোম্পানির লোকসান কমাবে:TechBeeo ERP একটি ভালো এবং আধুনিক ERP Software যা আপনার কোম্পানির পণ্যের অপচয়, প্রোডাক্ট হারিয়ে যাওয়া, চুরি যাওয়া বা হিসাব না মেলা রোধ করবে, এতে আপনার কোম্পানির লোকসান কমবে।
  • ২. সময় বাঁচাবে এবং ভুল কমাবে :TechBeeo ERP Software ব্যবহারের ফলে ব্যবসার হিসাব-নিকাশ রক্ষার জন্য রেজিস্টার বুক, ওয়ার্ক অর্ডার বুক, ইনভয়েস বুক, বা অন্যান্য হিসাবের খাতা নিয়ে আপনার আর মূল্যবান সময় নষ্ট করার দরকার হবেনা। আপনার সব হিসাব-নিকাশ রক্ষা করবে TechBeeo ERP Software। সুতরাং হাতে-কলমে কাজ করতে গিয়ে আপনার যে ভুল হওয়ার আশংকা ছিল, TechBeeo ERP Software ব্যবহারে তা আর থাকবেনা।
  • ৩. দৈনন্দিন হিসাব পর্যবেক্ষণ এবং কর্মপরিকল্পনা ঠিক করতে পারবেন: আপনার ইনভেন্টরির কি অবস্থা। রিটার্ন প্রোডাক্ট কত? ড্যামেজ প্রোডাক্ট কত? সাপ্লাইয়ারদের সাথে লেনদেন এর কি অবস্থা? টেকবিও ই আর পি সফটওয়্যার ব্যবহার এর ফলে আপনি যেমন এই ব্যাপারগুলো পর্যবেক্ষণ করতে পারবেন তেমনি পাশাপাশি আপনি আপনার কর্মপরিকল্পনা ঠিক করতে পারবেন। এতে আপনার মূল্যবান সময় যেমন বাঁচিয়ে দিবে, তেমনি আপনার খরচ অনেক কমিয়ে দিবে।
  • ৪. দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন : TechBeeo ERP Software এ সামান্য ক্লিক এর মাধ্যমে মুহূর্তেই যে কোন তথ্য বা রিপোর্ট (সেলস রিপোর্ট, স্টক রিপোর্ট, ইত্যাদি) আপনার সামনে চলে আসবে। এতে আপনি যে কোন ক্যাটাগরি অনুসারে আপনার ব্যবসার রিপোর্ট গুলো জানতে পারবেন। কোন প্রোডাক্ট গুলোর এক্সপায়ারি ডেট দ্রুত শেষ হবে তাও আপনি জানতে পারবেন। কাজেই আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন, আপনার কোন প্রোডাক্ট এর স্টক বাড়ানো উচিৎ আর কোন প্রোডাক্ট দ্রুত বিক্রি করে দেয়া উচিৎ।
  • ৫. ডকুমেন্ট হারিয়ে যাওয়া রোধ করবে :TechBeeo ERP Software ব্যবহার করলে আপনার ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট গুলো হারিয়ে যাওয়ার আর কোন ভয় থাকবে না। সবকিছু জমা থাকবে সফটওয়্যারে। চাহিদামত সার্চ দিয়ে অথবা সংশ্লিষ্ট ক্যাটাগরীতে গিয়ে মুহূর্তেই বের করে নিতে পারবেন আপনার প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট।
  • ৬.সব কিছু দেখতে পাবেন 360 ডিগ্রিতে:কত টাকা খরচ করতেছেন? টাকা কি কি খাতে খরচ হচ্ছে? যে টাকা খরচ করতেছেন সেই সব টাকার ফিড ব্যাক কেমন? মার্কেটিং এর জন্য কোথায় কত টাকা খরচ করতেছেন? যে যে মাধ্যমে মার্কেটিং করতেছেন সেই সেই মাধ্যম থেকে কেমন রেস্পন্স পাচ্ছেন? আপনি যদি একাধিক মাধ্যমে আপনার ব্যবসার প্রচারণা করেন তাহলে আপনাকে অবশ্যই এটা হিসাব রাখতে হবে কোন অ্যাড থেকে কত কাস্টমার আপনার কাছে আসতেছে। আর এই সব কিছু TechBeeo ERP Software এ আপনি দেখতে পাবেন 360 ডিগ্রিতে।
  • ৭. কোম্পানির সর্বশেষ অবস্থা মুহূর্তের মধ্যে জানতে পারবেন বিশ্বের যেকোনো প্রান্ত থেকে :
    Techbeeo ERP Software ক্লাউড ভিত্তিক হওয়াতে আপনি বিশ্বের যে কোনো প্রান্ত থেকে আপনার কোম্পানির সর্বশেষ অবস্থা মুহূর্তের মধ্যে জানতে পারবেন।

TechBeeo ERP তে নিম্ন লিখিত Module বিদ্যমান:

  • Procurement Process
  • Inventory Management
  • Production Planning
  • Manufacturing Process
  • Sales
  • Customer relationship management (CRM)
  • Finance
  • Human Resources
  • Asset Management and Maintenance
  • Document Management System
  • Collaboration Tools
  • Web site
  • Ecommerce