Blog

ERP কি (What is ERP)?

ERP / enterprise resource planning

ERP / enterprise resource planning

ERP কি?

Enterprise Resource Planning এর সংক্ষিপ্ত রূপ হচ্ছে ERP(ই আর পি ).

এটি একটি ব্যবসা প্রক্রিয়া পরিচালন সফটওয়্যার যা একটি কোম্পানির আর্থিক, সরবরাহ শৃঙ্খলা, অপারেশন, প্রতিবেদন, উৎপাদন, ক্রয়-বিক্রয়, ইনভেন্টরি, গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা এবং মানব সম্পদ কার্যক্রমগুলি একক সিস্টেমে পরিচালনা করে এবং সমন্বিত করে। মোট কথা এটি একটি সমন্বিত সফটওয়ারের রুপ যা একটি কোম্পানির মোটামুটি সব চাহিদা পুরন করে।

সব ইআরপি সিস্টেমের মূল বৈশিষ্ট হলো একটি কেন্দ্রীয় ডাটাবেস থাকবে যা ব্যবসার বিভিন্ন ইউনিটের মধ্যে ব্যবহৃত একাধিক কার্যক্রম সমন্বয় করবে। যেমন, একাউন্টস এবং সেলস তাদের নির্দিষ্ট চাহিদার জন্য একই তথ্যতে নির্ভর করতে হতে পারে। একটি ভালো ই আর পি সফটওয়্যারের প্যাকেজগুলো এক একটি পার্ট এ বিভক্ত থাকে, যাদের কে মডিউল (Module) বলা হয় । এক্ষেত্রে একটি মডিউল এর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে অঙ্গীভূতভাবে সংযুক্ত থাকে । এখানে এক মডিউল আর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে শেয়ার করে এবং module to module data flow ঘটে ফলে data duplication হয় না । ডাটা থেকে ডাটা এর লিংক থাকায় কোন একটি ডাটা কে কেন্দ্র করে এর সাথে সংযুক্ত অন্য ডাটা এর তথ্য সহজে পাওয়া যায় ।

TechBeeo ERP তে একটি সাধারণ Procurement কিভাবে সম্পাদিত হয়?

নিচের ছবিটিতে TechBeeo ERP এর একটি সাধারন procurement process কে দেখানো হয়েছে।

TechBeeo ERP General Procurement Process
TechBeeo ERP General Procurement Process

ব্যাখ্যা: ধরুন একটা Factory তে Engineering Department এর কিছু Material প্রয়োজন । সেক্ষেত্রে TechBeeo ERP তে store department খুব সহজে জানতে পারবে Material গুলো আছে কিনা। Material গুলোর পর্যাপ্ত Stock যদি Store Department এর Storage এ Available না থাকে তবে Engineering Department এর Responsible Person একটি Purchase Requisition (PR) দিবে । উক্ত Purchase Requisition টি Purchase Department Process করবে এবং প্রয়োজনে Quotation Maintain করে Purchase Order (PO) তৈরি করবে এবং Material গুলো কোন Supplier/Vendor থেকে কিনবে । উক্ত Purchase Order এর তথ্যের মাধ্যমে Inventory Department এর Store এর লোক Goods Receive (GR) করবে । Goods Receive হলে চালান (Invoice) তৈরি / ভেরিফিকেসন হবে এবং Finance Department উক্ত Supplier / vendor কে Payment দিয়ে দেবে । আর এই সব কিছুই TechBeeo ERP তে খুব সহজেই করে দেয়।

TechBeeo ই আর পি এর ক্ষেত্রে উক্ত Purchase Requisition এর তথ্যর উপর Quotation এবং Purchase Order তৈরি হয়, উক্ত purchase Order উপর ভিত্তি করে Goods Receive হয় এবং Vendor কে Payment দেয়। এখানে উল্লেখ্য, প্রত্যেকটি Transaction (যেমন Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Goods Receive, Invoice)সম্পূর্ণ হলে প্রত্যেকটির ক্ষেত্রে একটি Unique document number generate হয়। এই document number এর উপর ভিত্তি করে সংশ্লিষ্ট তথ্য সহজেই পাওয়া যায়, যেমন Purchase Requisition Number(যখন Purchase Requisition Related ডাটা সফটওয়্যারে save হয় তখন এটা create হয়) ধরে Requisition কারী software system এ follow up করতে পারেন যেমন… তার প্রয়োজনীয় Material টির বর্তমান অবস্থা কি ? এটার Quotation , Purchase Order হয়েছে কিনা , Store Department এটি Receive করেছে কিনা , সম্ভাব্য Receiving date, Vendor Payment এর তথ্য ইত্যাদি ।

যেহেতু TechBeeo ERP সিস্টেম এর ডাটাগুলো একটি Single Database এ থাকে ,সেহেতু বিভিন্ন department এর বাবহারকারিকে TechBeeo সফটওয়্যারের মাধ্যমে কোন প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে অন্য department এর ERP ব্যবহারকারীদের নিকট নির্ভর থাকতে হয় না । TechBeeo ERP system এ ডাটা single entry হয় , ফলে বাড়তি কাজ করতে হয় না এবং তথ্য গুলো চাওয়া মাত্র পাওয়া যায় , তাই Management এর Analysis Report গুলোর মাধ্যমে কৌশলগত সিদ্ধান্ত নেয়া দ্রুত এবং সহজ হয়।

TechBeeo ERP তে একটি Customer এর Sales Order এর বিপরীতে Procurement, Manufacturing এবং Shipping এবং Billing এর কাজ গুলো কিভাবে সম্পাদিত হয়?

TechBeeo ERP তে একটি Customer এর Sales Order এর বিপরীতে Procurement, Manufacturing এবং Shipping এবং Billing এর কাজ গুলো ঠিক নিচের ছবির মতো সম্পাদিত হয়।

ERP Flowchart
ERP Flowchart

TechBeeo ERP ব্যবহারের সুবিধা কি?

TechBeeo ERP ব্যবহারে আপনি অনেক গুলো সুবিধা একসাথে পাবেন। নিচে TechBeeo ERP ব্যবহারে কি ধরণের সুবিধা পাওয়া যায় তা সংক্ষেপে দেওয়া হলো :

  • ১. কোম্পানির লোকসান কমাবে:TechBeeo ERP একটি ভালো এবং আধুনিক ERP Software যা আপনার কোম্পানির পণ্যের অপচয়, প্রোডাক্ট হারিয়ে যাওয়া, চুরি যাওয়া বা হিসাব না মেলা রোধ করবে, এতে আপনার কোম্পানির লোকসান কমবে।
  • ২. সময় বাঁচাবে এবং ভুল কমাবে :TechBeeo ERP Software ব্যবহারের ফলে ব্যবসার হিসাব-নিকাশ রক্ষার জন্য রেজিস্টার বুক, ওয়ার্ক অর্ডার বুক, ইনভয়েস বুক, বা অন্যান্য হিসাবের খাতা নিয়ে আপনার আর মূল্যবান সময় নষ্ট করার দরকার হবেনা। আপনার সব হিসাব-নিকাশ রক্ষা করবে TechBeeo ERP Software। সুতরাং হাতে-কলমে কাজ করতে গিয়ে আপনার যে ভুল হওয়ার আশংকা ছিল, TechBeeo ERP Software ব্যবহারে তা আর থাকবেনা।
  • ৩. দৈনন্দিন হিসাব পর্যবেক্ষণ এবং কর্মপরিকল্পনা ঠিক করতে পারবেন: আপনার ইনভেন্টরির কি অবস্থা। রিটার্ন প্রোডাক্ট কত? ড্যামেজ প্রোডাক্ট কত? সাপ্লাইয়ারদের সাথে লেনদেন এর কি অবস্থা? টেকবিও ই আর পি সফটওয়্যার ব্যবহার এর ফলে আপনি যেমন এই ব্যাপারগুলো পর্যবেক্ষণ করতে পারবেন তেমনি পাশাপাশি আপনি আপনার কর্মপরিকল্পনা ঠিক করতে পারবেন। এতে আপনার মূল্যবান সময় যেমন বাঁচিয়ে দিবে, তেমনি আপনার খরচ অনেক কমিয়ে দিবে।
  • ৪. দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন : TechBeeo ERP Software এ সামান্য ক্লিক এর মাধ্যমে মুহূর্তেই যে কোন তথ্য বা রিপোর্ট (সেলস রিপোর্ট, স্টক রিপোর্ট, ইত্যাদি) আপনার সামনে চলে আসবে। এতে আপনি যে কোন ক্যাটাগরি অনুসারে আপনার ব্যবসার রিপোর্ট গুলো জানতে পারবেন। কোন প্রোডাক্ট গুলোর এক্সপায়ারি ডেট দ্রুত শেষ হবে তাও আপনি জানতে পারবেন। কাজেই আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন, আপনার কোন প্রোডাক্ট এর স্টক বাড়ানো উচিৎ আর কোন প্রোডাক্ট দ্রুত বিক্রি করে দেয়া উচিৎ।
  • ৫. ডকুমেন্ট হারিয়ে যাওয়া রোধ করবে :TechBeeo ERP Software ব্যবহার করলে আপনার ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট গুলো হারিয়ে যাওয়ার আর কোন ভয় থাকবে না। সবকিছু জমা থাকবে সফটওয়্যারে। চাহিদামত সার্চ দিয়ে অথবা সংশ্লিষ্ট ক্যাটাগরীতে গিয়ে মুহূর্তেই বের করে নিতে পারবেন আপনার প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট।
  • ৬.সব কিছু দেখতে পাবেন 360 ডিগ্রিতে:কত টাকা খরচ করতেছেন? টাকা কি কি খাতে খরচ হচ্ছে? যে টাকা খরচ করতেছেন সেই সব টাকার ফিড ব্যাক কেমন? মার্কেটিং এর জন্য কোথায় কত টাকা খরচ করতেছেন? যে যে মাধ্যমে মার্কেটিং করতেছেন সেই সেই মাধ্যম থেকে কেমন রেস্পন্স পাচ্ছেন? আপনি যদি একাধিক মাধ্যমে আপনার ব্যবসার প্রচারণা করেন তাহলে আপনাকে অবশ্যই এটা হিসাব রাখতে হবে কোন অ্যাড থেকে কত কাস্টমার আপনার কাছে আসতেছে। আর এই সব কিছু TechBeeo ERP Software এ আপনি দেখতে পাবেন 360 ডিগ্রিতে।
  • ৭. কোম্পানির সর্বশেষ অবস্থা মুহূর্তের মধ্যে জানতে পারবেন বিশ্বের যেকোনো প্রান্ত থেকে :
    Techbeeo ERP Software ক্লাউড ভিত্তিক হওয়াতে আপনি বিশ্বের যে কোনো প্রান্ত থেকে আপনার কোম্পানির সর্বশেষ অবস্থা মুহূর্তের মধ্যে জানতে পারবেন।

TechBeeo ERP তে নিম্ন লিখিত Module বিদ্যমান:

  • Procurement Process
  • Inventory Management
  • Production Planning
  • Manufacturing Process
  • Sales
  • Customer relationship management (CRM)
  • Finance
  • Human Resources
  • Asset Management and Maintenance
  • Document Management System
  • Collaboration Tools
  • Web site
  • Ecommerce

What is Selling in ERP Software?

Selling is a transnational activity that indicates the profit or loss when a product reaches to a customer. In Techbeeo ERP, you will find a “Selling” module that will help you track the selling condition. You will able to identify the selling position and what is the next step to complete the product selling. We can divide the selling system into two different types.

  • Direct sell from stock & measure the profit loss before hitting the accounting department
  • Complex selling process

We will discuss both processes below:

  1. Easy Selling Process: If you go to the “Selling” module from global search or using “Explorer” option, you will find a page like below image.

To add a new entry, go to “Selling > Sales Order” and click on “New” button from the right top corner. You will find below options on the newly appeared page like below image.

  • Customer: If you have previously created a customer, you can use it easily. Otherwise, you can create a customer using the “Create New Customer” option.
  • Oder Type: You have to select sales, maintenance or shopping cart depending on sales type.
  • Date: You have to select selling date from this option.
  • Delivery Date: You have to select a convenient delivery date from this option.
  • Customer’s Purchase Order: You have to enter purchase order-related information in this section.
  • Address and Contact: You can add contact address and contact number in this section. We will learn about “Territory” later.
  • Currency and Price List: Using this we can mention, what will be the default currency for the transaction? We are using Bangladeshi Taka as our currency; you can use any currency you want.
  • Taxes and Charges: Percentage of Tax can be set in this section.
  • Additional Discount: If there has any extra discount, you can add here.
  • Payment Terms: To sell any product, you can set a few terms using this option.
  • Terms & Conditions: To set the terms and condition for individual products, you can use this option.
  • More Information: You can add additional information here.
  • Printing Details: Using this option, you can add a printing head and letterhead.
  • Billing and Delivery Status: You have to set this option.
  • Commission: If you want to set any commission on the sale, you have to set in this option.
  • Sales Team: Company who sales product using a sales team, they need this option.

After adding all the information you have to save and submit and you will find it on the sales order list. Its status will be “To deliver & bill”.

Inside the option you will find “Make” button, you have to click payment option and you will find below page. You can select the mode of payment. Then you have to save and submit the form. Now the status will be changed to “To Deliver”.

If you enter in this option, you can select a delivery option. Then you will find the delivery form. Now save and submit the form. Now the status will be completed and you will get notification “Sales Order Complete”.

  1. Complex Process of Selling System: In TechBeeo ERP, all organizations are large, if there has multiple divisions and work for multiple employees. In this term, if you apply a complex selling process, work efficiency will increase.

Quotation: When a customer sends an inquiry to the supplier to about product price, this is considered as a quotation. A customer can submit quotation like below image.

You will find below fields in this form.

  • Quotation To: To whom the quotation is generated you have to select the name. It can be for lead owner or customer as well.
  • Customer: Customer name should be mentioned here.
  • Date and Valid Till: Quotation date and how many dates it will stay valid, you have to select a date.
  • Order Type: You have to select order type from sales, maintenance, and shopping card.
  • Address and Contact: You can input customer details and contact information here.
  • Currency and Price List: Default currency for a transaction you have to set here.
  • Taxes and Charges: You have to set tax percentage as per government rules and regulations.
  • Additional Discount: If you want to allow an extra discount, you have to set here.
  • Payment Terms: If there have any terms and condition of selling, you can set it here.
  • Print Settings: You have to set print setting here.
  • More Information: If there has any other information, you have to set it here.

After filling all the necessary information, you have to save and submit the form.

In a similar way, open a new sales order and fill all necessary fields. After save and submit, you will find the Make button. After filling all the necessary steps, your sales order will be completed. You need to go through a process like an invoice, payment, and delivery. In every step, you have to save and submit.

How to Create New Supplier in ERP Software?

The supplier in ERP

ERP supplier is a module that allows us adding Supplier in our ERP software. After login in Techbeoo ERP homepage, you will notice “Explorer” option. Inside the Explorer, you will find all modules arranged on the left side. If you click on the Buying module, you will find Supplier inside the buying module.

supplier

If you click on “New” button in the top right corner, you will find a page like below image.

Note: You have to click on “Edit in full page” in the box appeared.

supplier page edit

You have to fill in some necessary information listed below.

Supplier Name: You have to provide supplier name here.

Supplier Type: Supplier type basically represents the category of suppliers. You have to create suppliers before you use. Once created, you have to select the supplier type from the list.

Country: You can select supplier’s country name from the drop-down list.

Print Language: If necessary, you can choose the printing language. Your document will be translated & printed in that language.

Tax ID: If you have any Tax information, you can include that in this section.

Currency & Price List: What currency will be used for a transaction between supplier and buyer, you can set it here.

Credit Limit: Credit limit refers to the transaction limit. You can set the Credit Limit for every supplier.

Default Payable Accounts: What accounting head will be used as the default transaction account to perform any transaction with the supplier, you can set it from here.

More Information: If you have any extra information to add, you can add here.

Address & Contacts: You can add supplier contact details here.

After adding all necessary information, if you click on the Save button, New Supplier will be added to your supplier list. You can use the supplier for your next use when you place a purchase order. In case you don’t know, how to create a purchase order? You can read the below article.

What is Buying in ERP Software?

What is Buying in ERP Software?

What is buying?

In Techbeoo ERP, Buying is a module that is known by various names in different organizations. Few call it “Purchase Department” and others call “Procurement Department” to understand. But whatever the name is, its duty is buying necessary goods for self-use or business profit.

From your Techbeeo ERP module, go to “Explorer>Buying”. You will find a page like below image.

ERP Buying Option

Setup:

You will find a few different options inside the buying module. Among them “Setup” is an option that we will learn first for the ease of use. In setup option there have three different sub-options like below:

  1. Buying Settings
  2. Terms & Conditions Template
  3. Purchase Taxes & Charges Template
  • Buying Settings: To identify the supplier, you have to input “supplier naming”. You will find two different options like Supplier Name or Naming Series. Select a convenient one from this two options.buying settings in ERP Software

You can add Default Supplier Type like Electrical, Consumer, Pharmaceutical or any other you want. You will find another field “Default Buying Price List” that allows you to set transaction currency.

If you want to sell products in local currency like BDT (Bangladeshi Taka), INR (Indian Rupee), you can do this.

  • Terms & Conditions Template: You can write the deal between supplier and company here.
  • Purchase Taxes & Charges Template: According to country rules how much Tax you have to pay, you can write here.

Purchasing :

After the setup option, you have to work on the “Purchasing” option. There have few different options available in this option as sub-option.

Purchasing option in ERP

  1. Material Request
  2. Request for Quotation
  3. Supplier Quotation
  4. Purchase Order

Material Request: Our first sub-option under the buying module is “Material Request”. In the top right corner, you will find the “New” button.

If you click on “New” button, you will find a page like below page.

material request

You will find below-mentioned properties in this form.

  1. Series
  2. Type
  3. Required Date
  4. Item Code
  5. Quantity
  6. For Warehouse
  7. More Information
  8. Printing Details
  9. Terms & Conditions

Series: Using this function, the software automatically generates a serial number.

Type: You can select a material type from Purchase, Material Transfer, Material Issue, and Manufacturer.

Item Code: From the table, click on “Add Row” and you will able to add Item Code, Quantity, For Warehouse and Required Date. You have to add Item Code, Quantity and Warehouse name. The required date is a date when you need the product.

More Information: You can mention who requested the product in more information option.

Printing Details: If you want to print the order, you have to add Letter Head and Printing Heading.

Terms and Conditions: If there have any terms and condition of purchase, you can add this as template or description. Then you have to save and submit the information for future reference.

If you fill all the above fields, you will find a pending item in “Material Request” list. If you go to pending item list, you will find a page like below image.

In the top right corner, you will find the “Make” button. Beneath you will find the dashboard. You will find few options in dashboard section like Request for Quotation, Supplier Quotation, and Purchase Order. Depending on company requirement, you can use those options or not. You can complete “Purchase Order” directly.

In this step, we will learn how we can complete “Purchase Order” directly.

In the previous step, we already learned how to create Material Request. If you save & submit the “Material Request” you will find a page like below image. In the top right corner, if you click on “Make” button, you will find few common options like Request for Quotation, Supplier Quotation, and Purchase Order.

This list is changeable depending on company size. The list will give you direction, what should you do? In small companies, the person who created “Material Request”, also place the “Purchase Order” as well. You just click on “Purchase Order” button to place the purchase order.

If you click on the purchase order, you will find below page on your computer screen.

erp software purchase order

In this page, you will find “Add Items from” button. If you click on this button, you will find “Request Quotation” option. You will find all recently added “Request Quotation” here. You have to select anyone you need.

After that, you have to set Currency and Price. After selecting the supplier name from the drop-down list, you have to save and submit the form. This is the process to complete the “Purchase Order”.

If you go to the “Purchase Order” list, you will find recently added item with its status. If the status is “To receive & bill” that means the item is received already and need to pay the bill.

How to Create Complex Purchase Order?

This process is applicable for comparatively large organizations. Because Every single department has multiple employees who have fixed different works. Completing the procurement process verifying every step is complex work. Steps of creating complex purchase order are given below.

  1. Material Request: We already discussed how to create Material Request. In the same way, you can receive Material Request from multiple departments.
  2. Request for Quotation: After receiving a Material Request, Procurement department will ask for a quotation from different suppliers. Go to “Request for Quotation” and then click on “New” button at the top right corner.
    On the newly arrived page, you will notice “Get Items from” in the top right corner. Click on this button and select “Material Request” from the drop-down box.
    If you select an item name, this will automatically fill some information and you need to fill in some information You will notice a page like below image.
  3. Supplier Quotation: If the supplier sends any quotation via email or using any other media, you have to save that quotation on his personal database (Person or Company Name) like below image.
  1. Purchase Order: We already discussed how to complete Purchase Order. You have to follow the same process after getting the quotation from suppliers.

Following the above-mentioned steps, you can buy products for your company. Before you purchase any goods for your company, you have to create an item with ERP Software. If you don’t know how to create an ERP Item, you can read below article.

How To Create an Item in ERP Software?

How to Create Item in ERP Software?

What is an Item?

In Techbeeo, Item is the list of products or services of a company. A raw material or produced goods, all are included under the company item.

For example, if you are an owner of the retail shop, then you have some products in your shop like soap, oil, salt, sugar, rice and many. All of them are considered an item in term of Techbeeo ERP.

How to Create Techbeoo ERP Software Item template?

To create a new item in your ERP software, first of all, you have to create an Item Template. You can create Item Template using two different methods.

If you write “New Item” in the search box you will find a field as a drop-down. Use this option to create a new item in your ERP software.

create erp new item

You can use the “Explorer” option of your ERP software to create a new item as well. Follow the path “Explorer>Stock>Item”. If you click on “Item” module, you will find below page.

Continue reading “How to Create Item in ERP Software?”

Top 20 Software Development Company List 2018 (Updated)

In the age of information & technology, software plays a vital role to make our life smart and simple. A software can help you minimize your hard work and multiply you afford a few time more. Thus modern people are highly interested to develop software for daily use.

ERP Software, Inventory Management Software, Account Management Software, Human Resource Management Software, Invoice Management Software, Retail shop Management Software, Desktop Software, Mobile Application Software are some common types of software that people develop for personal use and commercial use as well.

Software development company or software developer helps you developing custom software for your business or personal use. If you are searching software development company list, you can check this list.

We have tried to add an unbiased review of software companies all over the world to assist people who want to develop different kind of software for their company or business.

In this article, I will cover 20 best software development companies who develop affordable price software.

Top 20 Popular Software Development Company Lists – Updated May 2018

Techbeeo LogoTechbeeo Software Company Ltd: Techbeeo is a leading software development company who develops ERP Software, Inventory Management Software, Account Management Software, Human Resource Management Software, Invoicing Software, Retail Shop Management Software, Textile ERP Software, Desktop Software and Mobile Application Software as well.

Techbeeo started its journey in 2012 officially and developed thousands of custom software for many different companies. Techbeeo concentrates on quality, user comfort, and flexibility when developing any software. Techbeeo has developed few important projects for USAID, World Vision, Care International and Bangladesh Army. If you have any software development related query, you can contact Techbeoo Developer team.

Website: http://techbeeo.com/


Datasoft LogoDataSoft Software Development Company: Capability Maturity Model Integration (CMMI) is a quality assurance system for software developers. CMMi is situated at Carnegie Mellon University, the USA who measures the maturity level of software. DataSoft Software Development Company is a CMMI Level 5 software Development Company from Bangladesh.

Datasoft awarded superbrands global media award for communication and publishing business. Datasoft is also ISO 9001 certified company that ensure international quality management system. Datasoft develops custom software for small and large companies. You can contact datasoft if you have any query related to software development.

Website: http://www.datasoft-bd.com


Continue reading “Top 20 Software Development Company List 2018 (Updated)”