How to create a sales invoice

Sales Invoice হচ্ছে বিক্রয়ের ফলে কাস্টমার কে পণ্যের যে চালান বা রশিদ দিয়ে থাকে তাহাই সেলস ইনভয়েস। অন্যভাবে বলা যায় যেমন, কোন বিক্রয়কারী প্রতিষ্ঠান বিক্রয়ের ফলে ক্রতাকে যে ডকুমেন্ট বা রশিদ প্রধান করেন তাই Sales Invoice নামে পরিচিত।

Accounting এ Sales Invoice এর প্রভাব:

Sales সবসময়ই ইনকাম একাউন্টস এর সাথে সম্পৃক্ত। Chart Of Accounts এ Income নামে আলাদা সেকশন আছে। যেখানে আমরা ব্যাবসায়ের আয়ের উৎসের উপর ভিত্তি করে ইনকাম এ একাউন্ট হেড খুলি যেমন, Products Income, Services Income etc.

Accounts এর প্রধান শর্ত ডাবল এন্ট্রি সিস্টেম। প্রতিটা লেনদেনের দুটি কার্য সম্পাদন হবে যা Debit এবং Credit নামে পরিচিত। যেমন ধরা যাক পণ্য বিক্রয়ের ক্ষেত্রে কি কার্য সম্পাদিত হচ্ছে , পণ্য কাস্টমার এর হাতে যাচ্ছে আর কাস্টমার এর টাকা ব্যাবসায়ের ঘরে যাচ্ছে। এ ক্ষেত্রে কাস্টমার Debit আর Product Income Credit. মাঝখান থেকে কাস্টমার এর হাতে পণ্য আর Sales Invoice যাচ্ছে।

Sales Invoice এ কিভাবে ডাটা এন্ট্রি করতে হয় তা নিম্মে আলোচনা করা হল।

Explorer > Accounts > Billing > Sales Invoice

Sales Invoice
Create a sales invoice

নিচে Sales Invoice এর ফিল্ড গুলোর বর্ণনা করা হলো :-

  • Get items from: Sales Order, Quotation, Delevary note এর মাধ্যমে Saleble Items গুলোকে table এ include করা যাবে অথবা টেবিল এ আইটেম এবং কোয়ান্টিটি দিয়ে দেওয়া যাবে।
  • Coustomer: এই ফিল্ড এ কাস্টমার সিলেক্ট করে দেওয়া যাবে।
  • Date: Edit Posting Date and Time এ চেক ইনবক্স করে দিলে ডেট এবং টাইম পরিবর্তন করা যাবে।
  • Payment Due Date: বকেয়া পরিশোধের তারিখ নির্ধারণ করা যাবে।
  • Include Payment (POS): যদি POS এর মাধ্যমে Sale করতে হয় তবে ইনবক্স চেক দিতে হবে।
  • Customer PO Details: Purchase Order এর চালান নম্বর এখানে দেওয়া যেতে পারে।
  • Address and Contact: কাস্টমার এর কিছু পরিচিতি দেওয়া যাবে।
  • Time Sheet List: এখানে টাইম শিট নির্ধারণ করে দেওয়া যায়।
  • Taxes and Charges: পণ্যের বিক্রয় এর উপরে শূল্ক চার্জ বসানো যাবে।
  • Additional Discount: পণ্যের উপরে কোনো ডিসকাউন্ট প্রয়োজন হয় তবে উল্ল্যেখ করা যাবে।
  • Advance Payments: কাস্টমার যদি পণ্য ক্রয় এর আগে পেমেন্ট করতে চায়।
  • Payments Terms: পণ্য বিক্রয়ে যদি কোনো শর্ত থাকে তবে।
  • Accounting Details: বিক্রয়ের এগেইনস্ট এ একাউন্টিং এর কোন হেড এ লিংক করতে হবে।
  • Commission: যদি Sales Man টীম এর কমিশন থাকে তবে দেওয়া যেতে পারে।
  • Sales Team: পণ্যের সেলস টীম নির্ধারণ করে দেওয়া যাবে।

How to update opening balance in accounts

যদি আপনি TechbeeoERP Software এর মাধ্যমে Opening Balance Update করতে চান, মানে আপনার হিসাব নিকাশ TechbeeoERP Accounting Software এর মাধ্যমে পরিচালিত করতে চান। তাহলে আপনার পুরাতন হিসাব নিকাশ কে Closing Balance হিসাবে টানতে হবে Accounting year হিসাবে।

অনেক কোম্পানি Opening Balance এর হিসাব খাতা কাগজে সংরক্ষন করে রাখে আবার অনেকে Tally অথবা অন্য কোন সফটওয়্যারে সংরক্ষন করে রাখে। আপনারা যখন TechbeeoERP software ব্যবহার শুরু করবেন তখন Accounting year ধরে শুরু করাটা উত্তম তবে মাঝখান থেকে আপনি চাইলে শুরু করতে পারবেন।

Opening Entry শুধু মাত্র Balance sheet এর জন্য প্রযোজ্য কিন্তু Profit and loss A/C এর জন্যে প্রযোজ্য  নয়। সাধারণত Balance sheet এর দুটি অংশ থাকে যেমন, Asset এবং Liability.

Asset : এ ক্ষেত্রে যত রকম Current / Fixed assets, Chart of accounts এর হেড হিসাবে দেখানো হয়েছে তাতে Journal Entry এর মাধ্যমে Entry Type select করতে হবে Opening Entry হিসেবে।

Liability : একই ভাবে Jurnal Entry এর মাধ্যমে Entry Type ওপেনিং এন্ট্রি সিলেক্ট করে Liability এন্ট্রি দিতে হবে।

Explore > Accounts > Company and Accounts > Journal Entry

Update opening balance
Update opening balance in accounts

Quick Entry : এর মাধ্যমে আর একটা ফর্ম ওপেন হবে যাতে সাধারণ নিয়মে Journal Entry দিতে হবে। এই ভাবে ও জার্নাল এন্ট্রি দেওয়া যায় আবার অন্য ভাবেও দেওয়া যায় নিচে আলোচনায় আসবে।

Entry Type : Opening Entry সিলেক্ট করতে হবে যদি ওপেনিং এন্ট্রি দেই। এতে নিচের টেবিলটা পরিবর্তন হয়ে যাবে। এখানে যত গুলো Asset এবং Liability এর Accounts head থাকবে তা লিস্ট আকারে চলে আসবে। এখানে Debit / Credit বসায়ে Opening balance এন্ট্রি সম্পন্ন করতে হবে।

Posting date : একাউন্টিং ইয়ার এর প্রথম দিন সিলেক্ট করে দিতে হবে।

Company : যে কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের Opening Entry দেওয়া হবে তার নাম সিলেক্ট করে দিতে হবে।

What is chart of Accounts?

Chart Of Accounts হচ্ছে Accounts এর নীল নকশা বা একাউন্টিং স্ট্রাকচার। Chart Of Accounts কে প্রধাণত পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে :

  • Assets
  • Liability
  • Equity
  • Revenue
  • Expense

Accounting Entry system হচ্ছে Duble entry accounting system মানে প্রতিটা লেনদেনের দুটি অংশ থাকে Debit এবং Credit. আপনার ব্যাবসায়িক প্রতিষ্ঠান কি টাইপের, কোন খাতে কত ইনকাম এবং খরচ, আপনার ঋণ কত এগুলো সব কিছু Chart of Accounts এর ধরণের উপর নির্ভর করে।

TechbeeoERP তে চার্ট of Accounts কিভাবে কাজ করে জানব। TechbeeoERP software এ যে ভাবে Chart of Accounts তৈরি করতে হয় এবং তা খুব সহজেই জানা যাবে।

Explorer > Accounts > Company and Accounts > Chart of Accounts

Chart-of -accounts

উপরের চিত্র থেকে আমরা বুঝতে পারি Accounts কে প্রধান পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে।  এই পাঁচটার ভিতরেই আপনার কোম্পানীর বৈশিষ্টের ভিত্তিতে আপনাকে Accounting Head তৈরি করে নিতে হবে। যেমন ধরাযাক  Asset এর  ভিতরে Bank A/C head open করবো। Asset এর  উপরে  ক্লিক করলে Add child একটা লিংক আসবে। ক্লিক করলে নিচের ফর্ম টা দেখা যাবে।

Add-child

Chart of accounts

New Account Name : এই ফিল্ড এ Bank A/C লিখতে হবে এবং Is Group সিলেক্ট করতে হবে কারণ Bank A/C এর ভিতরে Subgroup তৈরি করতে হবে যেমন Jamuna bank a/c no. 000000023455, City bank a/c no. 000000023455 এই ভাবে অনেক গুলো account no. দিয়ে Account Head খুলতে পারবো।

What is Buying in ERP Software?

What is buying?

In Techbeoo ERP, Buying is a module that is known by various names in different organizations. Few call it “Purchase Department” and others call “Procurement Department” to understand. But whatever the name is, its duty is buying necessary goods for self-use or business profit.

From your Techbeeo ERP module, go to “Explorer>Buying”. You will find a page like below image.

ERP Buying Option

Setup:

You will find a few different options inside the buying module. Among them “Setup” is an option that we will learn first for the ease of use. In setup option there have three different sub-options like below:

  1. Buying Settings
  2. Terms & Conditions Template
  3. Purchase Taxes & Charges Template
  • Buying Settings: To identify the supplier, you have to input “supplier naming”. You will find two different options like Supplier Name or Naming Series. Select a convenient one from this two options.buying settings in ERP Software

You can add Default Supplier Type like Electrical, Consumer, Pharmaceutical or any other you want. You will find another field “Default Buying Price List” that allows you to set transaction currency.

If you want to sell products in local currency like BDT (Bangladeshi Taka), INR (Indian Rupee), you can do this.

  • Terms & Conditions Template: You can write the deal between supplier and company here.
  • Purchase Taxes & Charges Template: According to country rules how much Tax you have to pay, you can write here.

Purchasing :

After the setup option, you have to work on the “Purchasing” option. There have few different options available in this option as sub-option.

Purchasing option in ERP

  1. Material Request
  2. Request for Quotation
  3. Supplier Quotation
  4. Purchase Order

Material Request: Our first sub-option under the buying module is “Material Request”. In the top right corner, you will find the “New” button.

If you click on “New” button, you will find a page like below page.

material request

You will find below-mentioned properties in this form.

  1. Series
  2. Type
  3. Required Date
  4. Item Code
  5. Quantity
  6. For Warehouse
  7. More Information
  8. Printing Details
  9. Terms & Conditions

Series: Using this function, the software automatically generates a serial number.

Type: You can select a material type from Purchase, Material Transfer, Material Issue, and Manufacturer.

Item Code: From the table, click on “Add Row” and you will able to add Item Code, Quantity, For Warehouse and Required Date. You have to add Item Code, Quantity and Warehouse name. The required date is a date when you need the product.

More Information: You can mention who requested the product in more information option.

Printing Details: If you want to print the order, you have to add Letter Head and Printing Heading.

Terms and Conditions: If there have any terms and condition of purchase, you can add this as template or description. Then you have to save and submit the information for future reference.

If you fill all the above fields, you will find a pending item in “Material Request” list. If you go to pending item list, you will find a page like below image.

In the top right corner, you will find the “Make” button. Beneath you will find the dashboard. You will find few options in dashboard section like Request for Quotation, Supplier Quotation, and Purchase Order. Depending on company requirement, you can use those options or not. You can complete “Purchase Order” directly.

In this step, we will learn how we can complete “Purchase Order” directly.

In the previous step, we already learned how to create Material Request. If you save & submit the “Material Request” you will find a page like below image. In the top right corner, if you click on “Make” button, you will find few common options like Request for Quotation, Supplier Quotation, and Purchase Order.

This list is changeable depending on company size. The list will give you direction, what should you do? In small companies, the person who created “Material Request”, also place the “Purchase Order” as well. You just click on “Purchase Order” button to place the purchase order.

If you click on the purchase order, you will find below page on your computer screen.

erp software purchase order

In this page, you will find “Add Items from” button. If you click on this button, you will find “Request Quotation” option. You will find all recently added “Request Quotation” here. You have to select anyone you need.

After that, you have to set Currency and Price. After selecting the supplier name from the drop-down list, you have to save and submit the form. This is the process to complete the “Purchase Order”.

If you go to the “Purchase Order” list, you will find recently added item with its status. If the status is “To receive & bill” that means the item is received already and need to pay the bill.

How to Create Complex Purchase Order?

This process is applicable for comparatively large organizations. Because Every single department has multiple employees who have fixed different works. Completing the procurement process verifying every step is complex work. Steps of creating complex purchase order are given below.

  1. Material Request: We already discussed how to create Material Request. In the same way, you can receive Material Request from multiple departments.
  2. Request for Quotation: After receiving a Material Request, Procurement department will ask for a quotation from different suppliers. Go to “Request for Quotation” and then click on “New” button at the top right corner.
    On the newly arrived page, you will notice “Get Items from” in the top right corner. Click on this button and select “Material Request” from the drop-down box.
    If you select an item name, this will automatically fill some information and you need to fill in some information You will notice a page like below image.
  3. Supplier Quotation: If the supplier sends any quotation via email or using any other media, you have to save that quotation on his personal database (Person or Company Name) like below image.
  1. Purchase Order: We already discussed how to complete Purchase Order. You have to follow the same process after getting the quotation from suppliers.

Following the above-mentioned steps, you can buy products for your company. Before you purchase any goods for your company, you have to create an item with ERP Software. If you don’t know how to create an ERP Item, you can read below article.

How To Create an Item in ERP Software?